XRechnung erstellen — Schritt für Schritt
Eine XRechnung ist eine Rechnung als XML-Datei nach EN 16931. Von Hand schreibt sie niemand: Du erfasst die Rechnung in einem Programm, und das erzeugt die Datei. So geht es — und darauf kommt es an.
Welche Angaben braucht eine XRechnung?
Neben den üblichen Rechnungsangaben nach § 14 UStG verlangt die XRechnung einige Felder, die auf Papierrechnungen oft fehlen:
- Verkäufer: Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer und eine Kontaktangabe mit Telefon und E-Mail-Adresse.
- Käufer: Name und Anschrift, dazu eine elektronische Adresse (meist die E-Mail).
- Käuferreferenz: Bei Behörden die Leitweg-ID, sonst eine Bestell- oder Kundennummer.
- Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz je Position.
- Zahlungsangaben: Zahlungsart, bei Überweisung die IBAN, und das Zahlungsziel.
So erstellst du eine XRechnung mit XrechnungMega
- Zugang wählen: Herunterladen und auf deinem Webspace betreiben oder online registrieren.
- Firmendaten eintragen: Einmal Absender, Steuernummer oder USt-IdNr., E-Mail und Bankverbindung — sie landen auf jeder Rechnung.
- Steuersätze festlegen: 19 %, 7 % oder steuerbefreit als Kleinunternehmer.
- Rechnung anlegen: Empfänger, Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID und Positionen erfassen.
- Ausgeben: Die XRechnung als XML herunterladen, dazu den PDF-Beleg oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
- Verschicken und aufbewahren: Per E-Mail oder über das Portal der Behörde senden und das XML archivieren.
Ist meine XRechnung gültig?
Ob eine XRechnung der Norm entspricht, prüft das amtliche Prüfwerkzeug der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Es meldet jede verletzte Geschäftsregel mit ihrer Nummer, zum Beispiel „BR-DE-15“ für eine fehlende Käuferreferenz. XrechnungMega wird mit genau diesem Werkzeug getestet — über alle Steuervarianten und beide Erzeugungswege.
Rechnungen an Behörden
Behörden brauchen die Leitweg-ID, die sie dir bei der Bestellung nennen. Sie gehört in das Feld Käuferreferenz. Eingereicht wird beim Bund über die Portale ZRE oder OZG-RE, bei Ländern und Kommunen über deren eigene Portale oder per E-Mail — das sagt dir die jeweilige Stelle.
Häufige Fehler
- Keine USt-IdNr. und keine Steuernummer beim Verkäufer.
- Fehlende E-Mail-Adresse des Verkäufers.
- Käuferreferenz leer — bei Behörden fehlt dann die Leitweg-ID.
- Summen, die nicht zu den Positionen passen (etwa durch Rundung pro Zeile). Ein Programm rechnet hier für dich.
- Ein PDF statt der XML-Datei geschickt — das PDF ist nur die Lesefassung.
Stand: September 2026. Wir liefern Software, keine Rechts- oder Steuerberatung — kläre deine konkreten Pflichten im Zweifel mit deinem Steuerbüro.
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