Häufige Fragen zur XRechnung

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten XML-Format nach dem europäischen Standard EN 16931. Software kann sie automatisch einlesen und prüfen — anders als ein reines PDF oder Papier. Mehr dazu: XRechnung erstellen.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, und ab dem 1. Januar 2028 in jedem Fall. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Alle Fristen und Ausnahmen: E-Rechnungspflicht 2025–2028. Wir liefern Software, keine Rechts- oder Steuerberatung — kläre deine Pflichten im Zweifel mit deinem Steuerbüro.

Nein. Ein PDF ist ein Bild der Rechnung — als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format nach EN 16931, also eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten (ab Profil EN 16931). XrechnungMega liefert beides. Der Unterschied: XRechnung oder ZUGFeRD?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber — wie alle Unternehmen — welche empfangen können. Wer freiwillig E-Rechnungen schreibt, kann in XrechnungMega „umsatzsteuerbefreit“ einstellen: Dann steht statt der Steuerzeile der vorgeschriebene Hinweis auf der Rechnung, im Beleg und im XML.

Der Quellcode ist Open Source (MIT-Lizenz) und liegt frei auf GitHub. Das fertige Download-Paket und den Online-Account gibt es mit dem Werkstattschlüssel von Fabian Brose – kostenlos mit dem Rundbrief oder gekauft (Monat oder Jahr, mit Euro oder TRYX/KIN), kein Abo.

Die Pläne kosten nichts extra und werden von Hand vergeben: Basic mit bis zu 100 Rechnungen (100 MB Speicher), Pro mit bis zu 500 Rechnungen und 1 GB Speicher und Mega mit bis zu 1.000 Rechnungen und Zugang zur REST-API. Neue Accounts starten mit Basic; mehr brauchst du? Frag im Account nach einem größeren Plan. Selbst gehostet gibt es keine Limits.

Nein, XrechnungMega erstellt und verwaltet die Rechnung und gibt sie als XML und PDF aus. Verschicken kannst du sie wie gewohnt per E-Mail — oder an Behörden über deren Portal (z. B. ZRE oder OZG-RE beim Bund).

Beim Selbst-Hosten ausschließlich auf deinem eigenen Webspace. Im Online-Account auf Servern unseres Hosters in Deutschland, in einem für deinen Account getrennten Bereich. Rechnungen musst du aufbewahren (in der Regel acht Jahre) — sichere sie deshalb auch selbst.

Für den Online-Account nicht — Werkstattschlüssel holen und registrieren genügt. Zum Selbst-Hosten brauchst du einen PHP-8.1-Webspace; das Paket wird einfach per FTP hochgeladen, ohne Installer und ohne Datenbank.

Über Registrieren: Werkstattschlüssel holen, dann Name, E-Mail, Passwort. Nach der E-Mail-Bestätigung kann es sofort losgehen.