E-Rechnungspflicht: Fristen 2025, 2027 und 2028
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland Pflicht — schrittweise. Hier steht, was ab wann gilt, wer ausgenommen ist und welche Formate zählen.
Der Zeitplan auf einen Blick
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
- Bis 31. Dezember 2026: Beim Ausstellen dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden, andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch ein Jahr lang Papier- und PDF-Rechnungen schreiben.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Unternehmen, bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen.
Für wen gilt die Pflicht?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (B2B). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen — dort bleiben Papier und PDF erlaubt. Für Rechnungen an Behörden (B2G) gilt schon länger eine eigene Pflicht: Der Bund verlangt seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen, meist als XRechnung mit Leitweg-ID; die Länder haben eigene Regeln.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
- Fahrausweise sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen aber auch sie.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen (etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG) sind ebenfalls ausgenommen.
Welche Formate zählen als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Software automatisch verarbeiten kann. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein PDF mit eingebettetem XML, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Ein einfaches PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung. Welches Format passt: XRechnung oder ZUGFeRD?
Was du jetzt tun solltest
- Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach für Rechnungen einrichten und klären, wie eingehende XML-Rechnungen gelesen und archiviert werden.
- Umsatz prüfen: Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht schon ab 2027.
- Ausstellen üben: Erste Rechnungen schon jetzt als XRechnung schreiben — viele Geschäftskunden fragen danach. Mit XrechnungMega geht das kostenlos.
- Archivieren: E-Rechnungen müssen im Original (das XML) aufbewahrt werden, in der Regel acht Jahre.
Stand: September 2026. Wir liefern Software, keine Rechts- oder Steuerberatung — kläre deine konkreten Pflichten im Zweifel mit deinem Steuerbüro.
Grundlage: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes und das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024.
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